Stellenausschreibung: Assistenz des Bürgermeisters

Sie übernehmen insbesondere:

Zentrale organisatorische und kommunikative Aufgaben im direkten Umfeld des Bürgermeisters – strukturiert, eigenverantwortlich und serviceorientiert.

• eigenverantwortliche Organisation des Vorzimmers
• Terminkoordination und -überwachung
• Bearbeitung und Verteilung des Posteingangs (digital / analog)
• Verfolgung terminrelevanter Vorgänge inkl. Fristenkontrolle, Korrespondenz, Vermerke und Schriftstücke nach Vorgabe oder eigenständig

Sachbearbeitung Fachdienst 1:

• Telefonvermittlung, Beratung und Weiterleitung
• Beratung von Bürgerinnen und Bürgern in den Bereichen Tourismus / Stadtmarketing
• Pflege und redaktionelle Betreuung von Kommunikationsmedien (Homepage, Facebook, Instagram)
• Organisation von Alters- und Ehejubiläen einschließlich Schriftverkehr und Versand
• Betreuung von Jubiläumsveranstaltungen
• Selbständige Informationsrecherche, -bewertung und -weitergabe
• Rechnungsprüfung
• Beschaffung Büromaterial / Präsente
• Bestandspflege Medienarchiv

Die Tätigkeit erfordert eine verlässliche Präsenz während der Telefon- und Öffnungszeiten:

Mo - Fr                8:30 Uhr bis 12:00 Uhr,

Mo - Mi             13:30 Uhr bis 15:00 Uhr sowie

Do                      15:00 Uhr bis 17:00 Uhr.

Je nach tatsächlich besetztem Stundenumfang sind weitere Aufgaben aus dem querschnittlichen Bereich des Fachdienstes 1 (Organisation, EDV, Versicherungswesen, Wirtschaftsförderung) zu übernehmen.

Unsere Anforderungen an Sie:

Sie arbeiten in direkter Schnittstelle zur Verwaltungsleitung und tragen dazu bei, dass Entscheidungsprozesse effizient vorbereitet und begleitet werden. Dafür bringen Sie mit:

Fachliches Anforderungsprofil:

• abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r oder vergleichbare Ausbildung aus dem Bereich der Büroorganisation oder einschlägige Berufserfahrung
• selbständige und strukturierte Arbeitsweise
• sehr gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten
• sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
• sichere Kenntnisse in MS 365, insbesondere Outlook, Word, Excel und Teams und Erfahrungen mit KI-Anwendungen (z. B. Prompting) sind wünschenswert
• Erfahrungen in verwaltungsnahen oder kommunalpolitischen Zusammenhängen bzw. die Bereitschaft, sich zügig einzuarbeiten

Persönliches Anforderungsprofil:

• Loyalität und Diskretion
• Verantwortungsbewusstsein, Engagement, Zuverlässigkeit und Flexibilität
• freundliches, verbindliches und sicheres Auftreten
• Teamfähigkeit

Wir bieten Ihnen:

Einen strukturierten Aufgabenbereich mit eigenverantwortlichen Gestaltungsmöglichkeiten im Rahmen des Vorzimmers. Kurze Entscheidungswege und ein wertschätzender Umgang im Team prägen unsere Zusammenarbeit.

• eine interessante, vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit,
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch gleitende Arbeitszeit
• mobiles Arbeiten (nach Einarbeitung und Antragstellung)
• einen modernen Arbeitsplatz
• ein unbefristetes Arbeitsverhältnis,
• (E-) Bike-Leasing,
• betriebliches Gesundheitsmanagement,
• leistungsgerechte Vergütung nach dem geltenden Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD): TVöD EG 5 bis 8 – je nach Qualifikation und endgültigem Stellenzuschnitt und zusätzlich die üblichen Sozialleistungen im öffentlichen Dienst

Die Bewerbungsfrist endet am 23. August 2026. Die Vorstellungsgespräche sind für die 36. Kalenderwoche geplant.